就業規則・諸規程の整備

各企業様の組織風土を考慮しつつ、実態に合わせた『使える就業規則、諸規程』を作成(変更)いたします。

労働基準法では『常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。』としています。また、労働時間や賃金に関する事項など、必ず記載しておかなければならない事項についても併せて定めています。

このように、使用者側にその作成義務が定められていますので、ともすれば、企業が自由に内容を決めたり変えたりできるように思えるかもしれません。けれども、就業規則というのは、あくまでも雇う側と雇われる側との間で交わした労働条件を文章にしたものですので、言い換えれば契約書ということができます。よって、契約当事者の一方である使用者が、法律で定められている手続きに拠ることなく、途中で自由に内容を変更したり、就業規則に記載のない事項について、労働者に義務を負わせたりすることはできません。もし約束すべきことがあるのであれば、あらかじめその内容について、双方で合意しておくことが必要になります。

前述したように、労働基準法では労働者数が常時10人未満である使用者に対する、就業規則の作成義務に関して規定はしていません。それでも、人を雇用するということからすれば、例え従業員が一人であっても、お互いの約束事を決めておかなければならないのは同じです。このような理由から、弊所では従業員数にかかわらず自社の就業規則を、なるべく早いタイミングで作成していただくことをお奨めしています。

コピペの就業規則で大丈夫ですか

企業には様々な業種や形態があり、それぞれの経営理念に基づき事業運営が行われています。当然、従業員構成や働き方も千差万別であり、企業が従業員に求めるものも各社各様です。例えば服務規律に定めるドレスコードをとっても、業種によってその基準は異なるでしょうし、勤務にあたって出社を原則とする場合もあれば、在宅で足りるというケースもあるでしょう。他にも業界特有の働き方や文化のようなものがあるのであれば、これらに対応できる規定にしておかないと『いざというときに使えない規程』と化してしまうだけでなく、場合によっては、自ら定めた規定に足元をすくわれることになりかねません。

ところが、必要に迫られた挙句、インターネットや書籍からそのまま引用して継ぎ接ぎしただけの規程や、とりあえずあればよいということで、他社の規程をそのまま自社の就業規則にしておられるケースを見かけることがあります。確かに、他社と同じようにしておいた方が安心だという気持ちは理解できるのですが、就業規則はあくまでも自社と自社が雇用する労働者との間の契約書です。そう考えれば、自社オリジナルの就業規則を作成しておくことが結局は一番自社を守ることになる、ということが腑に落ちてくるのではないでしょうか。

一度作った就業規則は『一生もの』ではありません

せっかく自社の実情に合った就業規則を作成しても、そのままメンテナンスをせずに放っておいたら、気づかないうちに時代遅れの規程になってしまい、これまた『いざというときに使えない』ことがあります。

というのは、就業規則は法律の考え方を元に作成していかなければならないのですが、法律は時代の要請に応えるため改正されることが度々あります。しかも、労働者にとって不利になるような改正というのは、一般的に考えにくいものです。そうすると、規定を策定した当初は問題がなかった内容でも、気付かない間に法律に適合しなくなっていたということが起こり得るのです。また、法改正でなくとも、企業において「当初はこういうルールでいこう」と定めたものが、経営方針や組織転換に伴い労働条件そのものを見直さなければならなくなることもあります。

これらのような場合でも、労使関係の礎となるような就業規則にしておくためには、決して作りっぱなしにしておくのではなく、折々で見直し常に実情にあった内容にしておくことが大切になってきます。

せっかくなら『使える就業規則』にしませんか

当事務所では、各企業様の組織風土を考慮しつつ、実態に合わせた就業規則、諸規程の作成(変更)を行います。また、作成(変更)後は自社で運用していただけるよう、各条文の趣旨を確認していただきながら丁寧に作り込んでいきます。もちろん、規定しきれない様々な問題が生じたときでも制度の趣旨に沿った運用ができるよう、ご希望により、継続したアドバイスで対応させていただくことも可能です。

業務フロー例
1.資料収集・ヒアリング

既に自社の就業規則を作成しておられる場合は、事前に各種規程をお預かりします。その際、締結している労使協定なども併せてご提示いただきます。それらを元に、現状について一つずつお聞きしたうえで、課題を洗い出します。また、初めて作成される場合には、労働時間、賃金など重要な労働条件や、特にこういったことを盛り込みたいというご要望などを中心にお尋ねします。


2.全体枠組みの決定

「1.」によって得た情報や抽出した課題を基に、どういった規程を調製するか、規程全体の構成についてご提案します(例えば、賃金規程は本則に盛り込むのか別規程を作成するのか、正社員とパートタイマーは別々に作成するのかなど)。形だけ立派なものに仕上げるのではなく、実際に使い易いような構成にすることが大切であると考えます。


3.素案の作成

お預かりしたデータあるいは当事務所のデータベースを基に、まず素案を作成しご提示します。


4.内容の検討

素案の内容について、実態との乖離がないか確認していきます。その過程で、最初のヒアリング時には挙がって来なかった問題や要望、さらに細部にわたるルールなどがないか一つひとつできるだけ丁寧に抽出していきます。また、特に重要な箇所については、規定の経緯や考え方についてご説明しながら内容を詰めていきます。


 

5.修正案の作成

必要に応じて修正案を作成します。以降、④と⑤を複数回繰り返すことで、より実態に合わせた規程に仕上げていきます。また、規定内容により必要な労使協定などの作成を行います。


6.役員会の承認

完成した規程について、会社としての承認を得ていただきます。


7.従業員説明会の開催

就業規則の作成(変更)の概要について、従業員のみなさまへ周知していただきます。特に重要な労働条件の変更などは、丁寧に説明する必要があります。ご希望によっては、説明会へ同席させていただくことも可能です。


8.意見聴取

従業員代表の方に、新たな就業規則に関する意見を聴取していただきます。


9.従業員への周知

新しい就業規則は、各作業場への掲示、備付け、配布など労働基準法で定められた方法により周知していただきます。就業規則は、従業員へ周知して初めて法的に有効となります。


10.行政官庁への届出

常時10人以上の従業員を使用しておられる場合は、管轄の労働基準監督署へ新しい就業規則を届け出ていただきます。ご希望により、届け出を代行させていただくことも可能です。


11.運用開始

制定日(改定日)以降、新しい就業規則で運用開始となります。

 スケジュール例
作業フェーズ 1か月目 2か月目 3か月目
初回打合せ(ヒアリング)            
就業規則(本則)            
賃金規程・退職金規程            
パートタイマー規程            
育児休業規程            
介護休業規程            
法定書類調製            
行政官庁への届出            

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